Os servidores de empresas têm um papel essencial para centralizar as correspondências eletrônicas da organização em um só lugar, auxiliando no processamento dos computadores conectados à rede e no controle de dados e arquivos.
O processo de coleta de informações por parte das empresas tem se transformado nos últimos anos. Graças a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), o procedimento de obtenção e uso dos dados tem sido mais transparente, exigindo mais atenção por parte das empresas.
Com o surgimento da LGPD, muitas empresas têm dúvida do que podem ou não fazer a respeito da proteção de e-mails corporativos, preservando suas informações e os dados dos clientes, de modo a manter a credibilidade frente ao mercado e se prevenir de riscos diversos.
Sendo assim, entender o que é essa lei e seus impactos na coleta e armazenamento de dados é fundamental para se organizar com relação à segurança dos e-mails.
O que é LGPD?
A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) estabelece algumas diretrizes muito importantes a respeito do processamento, coleta e armazenamento de dados pessoais dos clientes.
Essa lei entrou em vigor em 2020, representando um passo relevante para o país, ao criar uma legislação específica para a proteção de dados pessoais.
Devido aos inúmeros casos de comercialização, uso indevido e vazamento de dados, essas novas regras garantem aos cidadãos a privacidade, além de evitar que aconteçam entraves comerciais com outros países. Assim podem verificar quais dados são fornecidos e para quê são usados, podendo solicitar exclusão.
A legislação se pauta em diversos valores e tem como objetivos estabelecer regras claras sobre o tratamento dos dados pessoais de clientes e internautas. Além disso, inclui procedimentos que limitam e regulam a portabilidade de dados, devendo estar claras aos clientes.
Assim, a LGPD assegura o direito à proteção dos dados pessoais e à privacidade através de práticas transparentes e seguras, garantindo os direitos fundamentais das pessoas.
Consequentemente, fortalece a segurança de todas as relações, inclusive jurídicas, e a confiança dos usuários no processo de tratamento dos dados, garantindo a livre iniciativa, concorrência e a defesa das relações de consumo e comerciais, visto que dados de clientes e da própria marca são resguardados.
Por conta dessas características, os principais benefícios desta lei são:
- Melhora a segurança;
- Aumenta a competitividade;
- Proporciona mais credibilidade;
- Ajuda no relacionamento com o cliente;
- Traz mais segurança jurídica;
- Contribui com ações e valorização do marketing;
- Aumenta a produtividade.
Esses são apenas alguns dos pontos positivos que a LGPD pode proporcionar para as pessoas e empresas de solo grampeado, e de outras diversas áreas que se adequam às normas para manter sua competitividade.
Para além da LGPD, é importante garantir a segurança dos potenciais clientes e consumidores ativos em toda a jornada de compra, relacionamento com a marca e nos contatos realizados.
Assim, um canal que demanda atenção, devido a maior proximidade e por já ser um dado mais privado, é o e-mail, preservando o cliente e a própria empresa. Confira mais informações a seguir.
Importância dos servidores de e-mails empresarial
Nas empresas, um dos servidores que mais trabalha diariamente é o de e-mails, conhecido como mail server.
O tráfego que o servidor recebe é muito alto, algo que gera um grande desafio de manter os dados pessoais, as informações sensíveis da empresa sempre bem protegidas. Mas com bons sistemas e servidores isso é possível.
Um servidor de e-mail nos negócios não é um luxo, mas sim uma necessidade e, por isso, os empreendedores devem pensar em maneiras de investir na proteção dos servidores para não ocorrerem problemas relacionados a vazamento de dados.
O acesso de e-mails é muito importante na rotina das empresas. Diversas negociações são iniciadas e finalizadas por e-mail, por isso estar atento para possíveis falhas de segurança é essencial para que esses detalhes não prejudiquem os negócios envolvendo, por exemplo, bolos confeitados.
As melhorias relacionadas à segurança devem acontecer constantemente, assim o e-mail poderá ser utilizado para negócios e como um canal de comunicação simples e rápido, e trazendo ainda mais confiança aos consumidores e parceiros.
Pesquisar informações e dicas sobre como proteger os servidores de e-mail da sua empresa é uma solução interessante para evitar questões de vírus e problemas que prejudiquem a companhia.
Dicas importantes para a proteção dos servidores de e-mail
Existem algumas dicas práticas que podem ajudar na segurança dos e-mails corporativos, aumentando a proteção.
São elas:
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Configure o Mailrelay e atente-se ao Open Relay
Estar atento às configurações de Mail Relay, plataformas para envio de e-mail marketing com determinação de usuários, para que não se transforme em um Open Relay (servidores “abertos” que permitem que diversas pessoas utilizem para envio de e-mail) é importante, porque este detalhe evita que os fraudadores tenham acesso ao servidor de e-mail para enviar spam e aplicar golpes.
Sendo assim, definir quais endereços de IP ou domínios permitidos para o Mailrelay é o modo de manter a segurança do servidor.
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Incorpore o SPF (Sender Policy Framework)
É importante fazer algumas configurações do SPF. Este é um tipo de registro que possibilita determinar quais endereços de IP podem enviar emails para o domínio da empresa, por exemplo, restringindo os acessos.
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Implemente o DKIM (Domain Keys Identified Mail)
Assim como o SPF, o DKIM é um tipo de protocolo de autenticação de e-mail e um registro TXT.
Basicamente, o DKIM é um mecanismo baseado na criptografia que consegue validar o e-mail para que os servidores do destinatário possam identificar o remetente, agregando mais segurança ao processo.
Ao fazer a configuração corretamente, um curso de avcb bombeiro, por exemplo, têm mais um recurso para a proteção.
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Implemente o DMARC (Domain-based Message Authentication Reporting & Conformance)
O DMARC consegue utilizar os protocolos de DKIM e SPF para garantir a segurança no processo de autenticação de mensagens, além de fornecer relatórios dos contatos realizados e das validações feitas.
Desta maneira, é possível monitorar o domínio e ter mais proteção no uso do servidor de e-mail.
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Crie senhas fortes
Atualmente, várias atividades do dia exigem o uso de senhas, algo que prejudica o processo de memorização.
Muitas vezes, as pessoas usam senhas fáceis como uma maneira de memorizar, mas este pode ser um ato perigoso.
O ideal é que as senhas de e-mails sejam fortes, ou seja, que contenham letras maiúsculas e minúsculas misturadas, números e símbolos, dificultando que terceiros tentem usar o e-mail ou plataforma. Este procedimento torna a senha mais segura e dificulta a vida dos hackers.
Sendo assim, criar senhas fortes para o e-mail corporativo de uma gestão de condomínios é o modo de ter mais proteção.
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Aposte na autenticação por níveis
Modificar as senhas não é o suficiente. É necessário criar barreiras para potencializar a segurança, algo que ajuda a monitorar melhor os pedidos de entrada dos e-mails e atividades na rede.
Essa autenticação pode ocorrer da seguinte maneira: ao fazer um login em um dispositivo desconhecido, um código é enviado ao responsável pelo sistema, que pode ou não autorizar a entrada do usuário, garantindo que não é um terceiro ou invasor.
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Evite deixar o e-mail visível em sites com grande visitação
É importante pensar em todos os detalhes que envolvem a segurança. Evite deixar o e-mail da empresa exposto em redes sociais, pois os hackers conseguem, por um software, coletar os endereços de e-mail e vendê-los para spammers online.
Dificuldade deve ser a palavra de ordem, por isso é importante pensar em todas as técnicas para não facilitar o acesso aos servidores.
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Atente-se ao envio de informações
Informações confidenciais de um porta de enrolar automatica, por exemplo, ao serem enviadas por e-mail podem ser interceptadas e utilizadas para fins criminosos e golpes.
Um jeito de aumentar a segurança é apostar no envio criptografado, pois com a técnica de criptografia, muito usada no TI (Tecnologia da Informação), é possível transformar informações importantes em dados criptografados.
Somente quem tem chave criptografada poderá ter acesso ao conteúdo original. Este procedimento impede que pessoas não autorizadas tenham acesso a informações importantes da empresa.
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Não clique ou abra e-mails de remetentes suspeitos
Ao ver um e-mail com mensagem estranha e um remetente desconhecido, simplesmente exclua. E nos casos de remetentes conhecidos?
Os hackers podem enviar vírus através de e-mails já conhecidos da sua empresa e, assim, invadir o servidor.
Deste modo, é importante certificar se algum cliente ou fornecedores realmente podem enviar e-mail para a companhia. Neste caso, qualquer contato suspeito deve ser avaliado e os links não devem ser clicados.
Caso você abra o e-mail suspeito, feche-o imediatamente. Se abrir um anexo, feche, saia do gerenciador de tarefas e desligue o computador para reduzir as chances de invasão.
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Evite entrar em redes wi-fi públicas
Redes abertas podem ser muito perigosas e aumentam as chances de hackers terem acesso aos dados do sistema protheus.
É muito fácil um hacker agir na procura de dados e informações de login durante o uso da rede pública.
Deste modo, evite acessar a rede pública, recorrendo apenas a redes seguras, além de realizar atividades que deixam os dados mais expostos, assim situações de golpes podem ser reduzidas.
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Use o e-mail com responsabilidade
Essa dica é uma das mais importantes com relação à segurança dos servidores de e-mail da empresa de chuveiro de emergência, e outros segmentos.
Assim, a equipe de colaboradores deve fazer o uso do e-mail com responsabilidade.
O e-mail corporativo deve ser apenas para fins de uso empresarial, ou seja, questões pessoais devem ser resolvidas com outro e-mail que não seja o da companhia, evitando o uso em canais terceiros, por exemplo..
Um ponto interessante desta dica é que ela ajuda não só na segurança, mas também na produtividade, melhorando o serviço de como descascar fios de cobre, visto que potenciais distrações são reduzidas.
Portanto, os investimentos em segurança para a proteção dos servidores de e-mail nas empresas são essenciais para manter a qualidade dos serviços e evitar que o vazamento de dados prejudique os clientes e a companhia, agregando mais confiança e credibilidade frente ao público e ao mercado.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.